Rôle des membres

dimanche 28 février 2010

LE BUREAU

-  Le conseil local élit chaque année parmi ses membres un bureau composé d’un président, d’un secrétaire, d’un trésorier, auxquels peuvent être adjoints un ou plusieurs vice-présidents, secrétaires-adjoints, trésoriers-adjoints et membres.
-  Le bureau est l’organe d’exécution du conseil local.
-  Le bureau se réunit, sur convocation du président, dans l’intervalle des réunions du conseil local chaque fois que cela est nécessaire.
-  Le bureau valide les candidatures pour les élections : conseils d’école, conseils d’administration, délégués de classe.
-  Le bureau organise et coordonne les élections sur l’ensemble des écoles de la ville et ce en relation avec les services de la mairie concernés.

LE PRESIDENT

Il est responsable du fonctionnement du conseil local, à ce titre, son rôle est multiple.

Fonctionnement :
-  il coordonne l’action des membres du conseil local et du bureau.
-  il convoque les réunions du conseil local et du bureau.

Animation :
-  il propose les initiatives propres à la promotion et au développement de la FCPE et de ses idées, ainsi que les moyens nécessaires.
-  Il propose les actions utiles pour la défense de l’école publique, laïque et gratuite.
-  Il s’assure aussi du suivi des actions entreprises.

Représentation :
-  il représente le conseil local auprès des représentants de l’éducation nationale : directeur d’école, enseignant, IEN, principal, proviseur…
-  de même, il représente le conseil local auprès des autorités locales : maire, conseiller général, député,…
-  il intervient auprès de ces instances à chaque fois que cela est nécessaire. Au besoin, il en informe le CDPE.
-  il assure la représentation du conseil local lors du congrès départemental, des réunions de district ou de conseils locaux.

Fédération :
-  il veille au bon fonctionnement des liaisons avec les autres structures de la fédération : CDPE, district, conseils locaux.
-  Il rend compte des informations et directives en provenance de la fédération nationale et du CDPE lors des réunions du conseil local et du bureau.
-  Il informe des actions de formation du CDPE et les favorise.

Délégation :
-  Il peut et doit déléguer ses pouvoirs, mais il ne délègue pas sa responsabilité.
-  Les personnes à qui il confie des missions en sont responsables envers lui, mais lui-même en est responsable devant le conseil local.

Continuité du conseil local :
-  il est responsable du conseil local jusqu’à l’Assemblée générale suivante, même s’il n’est pas renouvelable.
-  Il a la charge de trouver et former ses successeurs afin d’assurer la pérennité du conseil local.

LE SECRETAIRE

Il est chargé de faire fonctionner le conseil local sur le plan matériel et fonctionnel

Ses fonctions :
-  il détient un exemplaire fichier des adhérents.
-  il prépare les réunions du conseil local, les réunions de bureau et convoque les participants.
-  il rédige les comptes-rendus des réunions du conseil local.
-  il assure la correspondance du conseil local.
-  il transmet au CDPE la composition du bureau du conseil local.
-  il transmet aux adhérents l’information qu’il reçoit..
-  Il présente éventuellement le rapport d’activité lors de l’Assemblée Générale.

LE TRESORIER

Le rôle du trésorier local, souvent méconnu, pour ne pas dire négligé, est important, indépendamment de ses responsabilités éventuelles de gestionnaire et de militant F.C.P.E., c’est à lui de respecter certaines règles précises et impératives.

Le trésorier local devrait être formé et informé :
-  soit par son prédécesseur quand tout va bien (combien de trésoriers le sont et le font ?…)
-  soit en venant aux réunions d’information lorsque le C.D.P.E. les invite
-  soit par le bon sens, le oui-dire…

L’AGENDA DU TRÉSORIER LOCAL

Si l’année scolaire commence début septembre, il n’en est pas de même pour le trésorier du conseil local dont le travail est de préparer la rentrée avec la commande des bulletins d’adhésion et du matériel de rentrée qui se situe avant la fin de l’année scolaire (La cotisation départementale est votée lors du congrès départemental : courant Mai, en principe).

FIN MAI – DÉBUT JUIN

Commande des bulletins d’adhésions au CDPE (repiquage éventuel au nom du trésorier du conseil local avec son adresse, son n° de téléphone et la somme à reverser) dès réception de la circulaire départementale.

Dans la cotisation, il est conseillé de mentionner la part du conseil local afin de permettre aux parents qui sont sur plusieurs conseils locaux de ne pouvoir régler que cette part à chaque conseil local. Les parts départementale et nationale sont prélevées une seule fois par famille.

Pour cela il faut avoir fixé la part locale du montant de l’adhésion pour la prochaine année scolaire, qui devra être entérinée par le bureau du conseil local.

Sur la commande des bulletins d’adhésion envoyée par le CDPE, il est indiqué le montant à reverser au CDPE (parts nationale et départementale).

AUX ENVIRONS DE LA MI-JUIN - FIN JUIN

-  S’assurer par téléphone (01.39.50.57.94) auprès du secrétariat départemental que la commande de bulletins est prête et venir la chercher avec le matériel :
* bulletins
* matériel de trésorerie (bordereau, fiche de transmission et fiche de bureau)
* bulletins MA.E. (Mutuelle Assurance Elève). Assurance distribuée par la F.C.P.E. suite à des accords nationaux
* affiches, etc…

Sauf cas particulier (création de conseil) les quantités qui vous seront fournies seront équivalentes à celles utilisées l’année précédente (ou légèrement supérieures).C’est à vous de voir si les quantités sont suffisantes. Pour le primaire, nous donner les effectifs en maternelle et en élémentaire.

-  Préparer éventuellement avant les vacances un document de rentrée (propre au conseil local et les invitant à l’assemblée générale de rentrée ou à la réunion publique) qui accompagnera les bulletins d’adhésion.

RENTRÉE SCOLAIRE : DÉBUT SEPTEMBRE

Vérifier que vous êtes bien en possession de tout le matériel d’adhésion de l’année (celui de l’année précédente est périmé et doit être détruit).

DIFFUSION

Les documents (bulletins d’adhésions, bulletins MAE et appel à l’A.G.) destinés aux familles doivent parvenir aux directeurs d’école ou aux chefs d’établissement au plus tard dans les trois jours suivant la rentrée scolaire, de manière à ce qu’ils puissent être remis aux élèves au plus tard à la fin de la première semaine de cours (circulaire n° 2001-078 du 3 Mai 2001).

RÉCEPTION DES ADHÉSIONS

Contrôler et enregistrer par ordre alphabétique les adhésions et les transmettre au C.D.P.E. périodiquement, le plus rapidement possible, et avant le 31 Décembre afin de bénéficier du reçu fiscal.

JANVIER – FEVRIER

Le C.D.P.E. fait parvenir fin janvier-début février à tous les présidents des conseils locaux une délégation pour qu’ils puissent délivrer, uniquement aux adhérents à jour de leur cotisation, un reçu fiscal. Le rôle du trésorier est de se mettre en contact avec le président pour faire le point de la liste des adhérents envoyée par le C.D.P.E. avec la délégation (dont un exemplaire doit être retourné signé au CDPE par le responsable). Le président doit signé chaque reçu fiscal destiné aux adhérents.

CONGRES DÉPARTEMENTAL

Très important : les adhésions et les versements correspondants doivent parvenir au conseil départemental au moins un mois avant le congrès. Le nombre d’adhésions réglées détermine le nombre de mandats du conseil local au congrès départemental.

QUELQUES RÈGLES ESSENTIELLES

1 – Adresser rapidement et régulièrement les adhésions par ordre alphabétique au Conseil Départemental des Parents d’Élèves (23, rue St Honoré 78000 VERSAILLES) tous les 15 jours au 1er trimestre.

2 – Cas particuliers :
• adhérents ayant des enfants dans plusieurs communes
• adhérents n’habitant pas votre commune.

Dans les deux cas, dresser une liste des adhérents concernés, mentionnant les noms, adresses, école et classe des enfants et l’adresser le plus vite possible, aux trésoriers des conseils locaux intéressés.

3 – Une seule adhésion à la F.C.P.E. par famille quels que soient le nombre et la nature des établissements fréquentés par les enfants. (Seule la part locale devrait être versée à chaque conseil).

4 – Relancer les adhérents des années précédentes qui n’auraient pas renouvelé leur adhésion bien qu’ils aient encore des enfants scolarisés.

5 – Envoyer, lorsque le C.D.P.E. le réclame, le bilan financier de votre conseil local et le budget prévisionnel (c’est une obligation statutaire).

COMPTABILITÉ DU CONSEIL LOCAL

Elle s’appuie sur deux documents :

1 – Bordereau d’inscription des adhésions que l’on doit remplir et que l’on peut facilement compléter sur l’exemplaire restant au conseil local (rentrée d’argent pour cotisation, abonnements)

2 – Cahier comptable pour toutes les opérations (recettes, dépenses, banque ou liquide).

LES ADHERENTS

- Les vice-présidents de quartier font le relais entre le bureau et les écoles du quartier pour les adhésions, la préparation des élections, la réservation des salles pour les réunions dans les écoles, la diffusion des informations locales et font remonter au bureau les évènements des écoles du quartier (conseils d’écoles, actions spécifiques à un quartier…).
Ils participent aux commissions municipales spécifiques aux quartiers, aux commissions scolaires, commissions des centres de loisirs.

- La tête de liste sur chaque école, premier sur la liste des parents élus dans l’école. Il prépare les élections sur l’école (commission électorale, réception des adhésions, et des candidatures pour les élections). Il est l’interlocuteur privilégié des parents auprès de l’école et du directeur. Il coordonne les actions sur l’école, prépare les réunions de parents sur l’école, assiste aux conseils d’école, relaie les informations de l’école vers les vices présidents et à l’inverse du bureau vers les adhérents. Il assure l’affichage dans l’école. Il peut représenter ou accompagner les parents, à leur demande, auprès des enseignants de l’école.

- Les adhérents, participent à la vie de l’association dans leurs écoles, mais aussi à l’extérieur. Ils peuvent assister aux commissions municipales (sauf commissions scolaires plutôt réservées au président, aux vice présidents et bureau) et aux commissions de l’IEN pour l’entrée en sixième, les dérogations à l’entrée en sixième. Pour participer aux commissions de dérogation à l’inspection académique (pour les appels des décisions des enseignants) il faut être élus sur une école. Ils peuvent participer aux actions menée sur la ville par l’association.


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